Quali sono le modalità e i documenti necessari per aprire un ufficio di rappresentanza a Dubai?

La Legge delle Società Commerciali (CCL – Commercial Companies Law) , negli articoli 313 – 316 consente ad una società straniera di esercitare la sua attività principale negli E.A.U. aprendo una filiale o un ufficio di rappresentanza (Representative Office of Foreign Company).
La differenza tra le due forme suddette è che la società straniera che apre una filiale negli E.A.U. può esercitare liberamente le attività per le quali è autorizzata mentre un ufficio rappresentativo può soltanto svolgere delle attività promozionali per i prodotti e servizi forniti dalla società madre.
A differenza della filiale straniera, un ufficio di rappresentanza non può svolgere delle attività commerciali o mettere in vendita il suo prodotto sul mercato, non ha personalità giuridica, non abbisogna di licenza commerciale, ma compie la negoziazione dei contratti. La condizione principale per aprire un ufficio di rappresentanza o una filiale di una società straniera negli E.A.U. è la nomina di un Agente di Servizio cittadino degli E.A.U. o società interamente posseduta da un cittadino degli E.A.U.
Un agente di servizio non è un agente con poteri di rappresentanza che può legare il suo mandante, così come spiegato nella definizione del termine “agente” nella Legge delle Società Commerciali.
Inoltre, un agente di servizio non è responsabile di assumersi alcun obbligo finanziario riguardante le attività della filiale della società o dell’ufficio negli E.A.U. o all’estero. L’agente non interferisce nelle questioni concernenti la gestione o le attività della società. I suoi doveri verso la società e gli altri sono limitati a fornire questi servizi come richiesto dal mandante. Di solito, questi servizi includono: ottenere permessi di entrata o di residenza, acquisire le licenze necessarie o facilitare il disbrigo delle sue transazioni con le autorità governative. L’agente di servizio è rimunerato con un pagamento unico per i servizi resi alla società straniera; questa somma sarà oggetto di accordo tra di lui e la società straniera.
Le modalità di apertura di un ufficio di rappresentanza a Dubai sono:
– richiesta della licenza al Ministero dell’Economia e del Commercio, presentando un accordo di agenzia con un soggetto residente negli UAE o una società emiratina.
Prima di rilasciare la licenza, il Ministero:
• Inoltra la richiesta al dipartimento di Sviluppo Economico per ottenere l’approvazione del governo di Dubai
• Inoltra la richiesta con la specifica dell’attività che l’ufficio sarà autorizzato a intraprendere negli EAU alla Commissione Federale per le società straniere per l’approvazione
– una volta che è stato fatto, il Ministero dell’Economia e del Commercio rilascerà la richiesta licenza ministeriale che specifica l’attività esercitata dalla società straniera
– l’ufficio viene iscritto nel Registro commerciale del dipartimento per lo sviluppo economico, e la relativa licenza viene rilasciata
– l’ufficio deve essere iscritto anche nel registro delle società straniere del Ministero dell’Economia e del Commercio
– da ultimo, l’ufficio viene registrato nella Camera di Commercio di Dubai

Documenti richiesti per l’approvazione iniziale del Ministero dell’Economia e del Commercio:
1. Registration & Licensing Application Form (Form No.: BR/1);
2. List of Trade Names (Form No.: BR/2);
3. Fotocopia del passaporto dell’agente nazionale e del suo certificato di cittadinanza (naturalization identification);
4. Fotocopia del passaporto del direttore;
5. Memorandum of Association (Statuto e Atto Costitutivo) della società;
6. La delibera del Consiglio di Amministrazione della società che autorizza l’apertura di un ufficio di rappresentanza a Dubai, tradotta in arabo;
7. Procura in favore del direttore;
8. Certificate of incorporation (Certificato che attesta che la società è stata costituita secondo le leggi di una determinata nazione, nel caso specifico si tratta di un certificato camerale) della società debitamente tradotto in arabo;
9. L’approvazione del Ministero dell’Economia;
10. L’approvazione della Banca Centrale.
Documenti richiesti dopo l’approvazione iniziale:
1. La ricevuta dell’approvazione iniziale;
2. Tutti i documenti citati sopra;
3. Fotocopia della locazione dell’ufficio incluso il numero del lotto;
4. Sub-lease no-objection letter dal Dipartimento dei Beni Immobili se il locale è affittato o concesso dal Governo di Dubai;
5. L’originale dell’Appointment Contract con l’agente nazionale debitamente autenticato dal notaio (solo per gli uffici di rappresentanza commerciale) (Specimen No.: BR/13).

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